Politique de confidentialité

Qui est responsable

Mounir, propriétaire de Shay Esthétique, est le responsable de la protection des renseignements personnels. Pour exercer tes droits ou poser une question : info@shayesthetiques.ca ou 438 796-3111.

Ce qu'on recueille, et pourquoi

Ton nom, ton téléphone et ton courriel — pour prendre, confirmer et rappeler tes rendez-vous, et t'envoyer ton reçu.

Tes notes de soin et tes contre-indications — pour que la personne qui te traite sache ce qui est sûr pour toi. Elles servent à l'équipe de la clinique ; certaines passent aussi chez les services nommés plus bas (« À qui on en transmet une partie »).

Les questions de santé de nos pages de réservation — phototype, grossesse ou allaitement, médicament photosensibilisant, condition médicale, allergies. C'est toi qui réponds, aucune réponse n'est obligatoire, et elles ne servent qu'à une chose : savoir si le soin est sûr pour toi. Elles restent sur ce rendez-vous, jamais dans un texto ni dans un courriel, et seules les personnes qui peuvent ouvrir ta fiche complète les lisent.

Tes formulaires de consentement — ce que tu as signé, quand, et depuis où.

Si tu enregistres une carte, c'est Stripe qui la garde ; nous n'en conservons qu'une référence. Nous ne voyons jamais le numéro.

Les appels passés par la clinique

Quand une praticienne t'appelle par la ligne de la clinique, aucune des deux ne voit le numéro personnel de l'autre : l'appel est établi par Telnyx, notre fournisseur de téléphonie, et vous êtes mises en relation par notre numéro.

Si l'appel est enregistré, on te le dit au début de l'appel, avant que vous soyez mises en relation. Si on ne peut pas te le dire, on n'enregistre pas.

Un enregistrement peut être transformé en texte automatiquement, par un modèle d'intelligence artificielle hébergé chez Telnyx (Whisper). Seuls les comptes « propriétaire » de la clinique peuvent l'écouter ou le lire.

Les enregistrements et leurs transcriptions sont effacés au bout de 90 jours, tout seuls — et tout de suite si tu demandes l'effacement de ton dossier.

Qui peut voir ton dossier

L'équipe de la clinique, chacune selon son rôle — et, pour la partie dite plus bas, les services à qui on la transmet. Quand quelqu'un de l'équipe ouvre ta fiche ou la feuille de ton rendez-vous, l'app note qui l'a ouverte et quand.

Rien n'est vendu.

À qui on en transmet une partie

• Supabase — notre base de données, hébergée à Montréal : ton dossier.
• Hostinger — les serveurs loués qui font tourner l'app et gardent nos sauvegardes, aux États-Unis : tout ce que l'app affiche ou enregistre passe par eux ; ils gardent des sauvegardes de notre base de données (ton dossier compris), et des copies de travail : ta fiche, tes rendez-vous et tes notes de soin tels que Fresha nous les donne, et les textos que tu nous écris.
• Fresha — le logiciel de réservation de la clinique : ta fiche (nom, téléphone, courriel), tes rendez-vous, tes achats et les notes de soin écrites chez Fresha.
• Stripe — le paiement par carte : ta carte (nous n'en voyons jamais le numéro), ton nom, ton courriel, ton téléphone et chaque paiement.
• Telnyx — nos textos et nos appels : ton numéro, les textos entre nous, et l'enregistrement d'un appel s'il est enregistré (transcrit par un modèle d'intelligence artificielle hébergé chez Telnyx).
• Google — notre boîte courriel (Gmail) et nos feuilles de calcul : une copie des courriels qu'on t'envoie et des textos que tu nous écris ; certaines ventes (ton nom, le soin, le montant) et certains textos, recopiés dans des feuilles Google de la clinique.
• Meta (Facebook, Instagram) — la mesure de nos publicités, et Messenger : sur nos pages de réservation et d'offre, un outil de Meta (le pixel, avec un témoin) note les pages vues et les étapes franchies, avec ton adresse IP et ton navigateur — jamais sur la page de ta carte, et sans le jour ni l'heure de ton rendez-vous ; ton courriel et ton téléphone, brouillés, seulement si tu as coché la case des offres ; et tes messages, si tu nous écris par Messenger ou Instagram.
• Telegram — les alertes de l'équipe : quand tu prends un rendez-vous (en ligne, chez Fresha ou au téléphone), et quand ce rendez-vous n'a plus lieu : ton nom, et selon le cas ton numéro, ton courriel et la note du rendez-vous ; et les réponses de l'assistante de Nova à son équipe (voir Nova).
• Aircall — le téléphone de l'équipe qui répond à nos appels : ton nom et ton numéro, copiés dans son carnet de contacts.
• Nova (close, NextLine) — l'équipe qui répond à nos appels et à nos textos, et ses outils de suivi : les textos que tu envoies à la clinique ; pour prendre un rendez-vous pour toi, ton nom, ton numéro et tes rendez-vous avec leurs notes ; et son assistante (Gaïa, dans close) lit ta fiche — ton courriel, la note de ta fiche, tes achats, tes avoirs et tes forfaits, les notes de tes rendez-vous et de tes séances — et les transmet à OpenAI (ChatGPT) et à Telegram pour répondre à l'équipe de Nova.
• OpenAI (Gaïa) — l'assistante de la clinique, quand elle est en service : sur le site, seulement ce qu'une visiteuse écrit — ni nom, ni dossier — et cette conversation est effacée après 30 jours ; dans l'app de l'équipe, les rendez-vous, les noms et le dossier des clientes dont Gaïa a besoin pour répondre à une personne de l'équipe, envoyés par le compte ChatGPT de la clinique, seulement pour produire la réponse ; et ce que l'assistante de Nova lit de ta fiche (voir Nova).

Hors du Québec : Hostinger, Fresha, Stripe, Telnyx, Google, Meta (Facebook, Instagram), Telegram, Aircall, Nova (close, NextLine) et OpenAI (Gaïa). Notre base de données, elle, est à Montréal.

Combien de temps on le garde

5 ans après ta dernière visite. Ensuite, ton dossier est anonymisé tout seul dans l'app : ton nom, ton téléphone, ton courriel, tes notes, tes messages, tes réponses de santé et la référence de ta carte sont retirés, l'enregistrement d'un appel est effacé chez notre fournisseur de téléphonie ; les ventes de la clinique restent, sans ton nom.

Les enregistrements d'appels et leurs transcriptions font exception : 90 jours, quoi qu'il arrive au reste de ton dossier.

Tes droits

Tu peux demander à voir ton dossier, à le corriger, ou à le faire effacer. L'effacement se fait à la clinique : dans l'app, ce qui t'identifie part pour de bon, et la comptabilité reste anonyme. Tant qu'un rendez-vous est encore prévu, le dossier ne peut pas être effacé.

Ce que nous avons transmis à Hostinger, Fresha, Google, Meta (Facebook, Instagram), Telegram, Aircall, Nova (close, NextLine) et OpenAI (Gaïa) ne s'efface pas tout seul : nous le retirons à la main, là où c'est possible. Stripe : ta carte au dossier est effacée chez Stripe ; la trace des paiements y reste, comme la comptabilité l'exige. Telnyx : les enregistrements y sont effacés ; la trace des textos reste chez Telnyx.

Tu peux arrêter les textos à tout moment en répondant STOP.

Si notre réponse ne te convient pas, tu peux t'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.